MEXT Scholarship IGP Titech #2: Document Screening

This post talks about documents needed for applying IGP. For information about IGP please see here.

Ada beberapa dokumen yang harus kita siapkan untuk mendaftar di IGP Titech. Beberapa diantaranya bisa di download dari website dan tinggal isi (dalam bentuk formulir), beberapa harus kita buat sendiri.

Apa saja dokumennya? Ini saya tulis berdasarkan checksheet application requirement IGP(A) 2013.

1. Application Form
Ketika kita mendownload Application Form, didalamnya akan ada beberapa dokumen form, nah… dan ini harus diisi semua.

  1. Checksheet: Checksheet berupa isian mengenai program apa yang di-apply, department nya, nama prof-nya, apakah kita mendaftar beasiswa MEXT dll serta checksheet dari dokumen-dokumen yang dikirimkan.
  2. Questionnaire: Meliputi informasi kontak lengkap, serta Japanese embassy dan international airport terdekat tempat kita nanti akan berangkat.
  3. MEXT formulir: Form ini isinya data pribadi dan riwayat hidup. Ada banyak data yang harus diisi dengan benar. Jadi, sekali lagi, telitilah. Jangan sampai membuat kesalahan.

2. Field of Study and Study Program
Bisa dianggap sebagai sebuah research proposal. Menurut saya ini adalah bagian yang paling penting dari aplikasi kita karena ini menunjukkan “kita mau apa” di Jepang nanti. Sensei saya juga sangat menekankan bahwa research proposal adalah yang paling penting. So persiapkan dengan sebaik-baiknya 🙂

3. Official Academic Transcript
Asli atau certified copy (dilegalisir).

4. Certificate of Graduation or Expected Graduation
Ijazah. Kalau misal belum lulus, gunakan surat keterangan yang menyatakan bahwa akan lulus pada tanggal sekian. Ini bisa kok diminta, coba tanya ke dosen atau bagian pendidikan di kampus.

5. Summary of thesis
Ringkasan dari thesis / skripsi kita. Dokumen ini free format, jadi terserah apakah akan dibuat sesimpel abstrak skripsi, atau lebih mendetail seperti paper. Karena saya juga tidak tahu mana yang baik, saya pake feeling aja dan saya tulis mendetail mulai dari Introduction sampai Reference, hanya dalam satu halaman saja. And my friend said, “How the hell you put all of them in a piece of paper?” Hihihi :p

6. English Proficiency Test Report
Dokumen ini harus dikirim langsung oleh organisasi resmi TOEFL (ETS) atau IELTS (British Council). Kalau kamu sedang test saat itu juga (waktu yang mepet dengan aplikasi), maka kamu bisa langsung menuliskan kode institusi dimana kamu ingin hasilnya dikirimkan nanti (gratis untuk mengirimkan ke maksimal 4 institusi). Tapi karena waktu itu saya sudah test TOEFL jauh hari sebelumnya, maka saya harus order lagi. Harganya adalah $18 per-report.

Ohya, untuk hal ini ada sedikit drama. TOEFL report yang saya order sampai 2 bulan belum nyampe juga di Jepang \(>,<)/. Untung pihak admission TOEFL ngasih solusi dengan ngirim scan student report TOEFL saya sbg provisional dokumen sambil tetap menunggu dokumennya yang asli datang. Setelah bersitegang lewat email dengan ETS (angry ofcourse because ETS keeps saying we are not responsible for the shipping… huh), akhirnya mereka mengirimkan lagi TOEFL report dengan free. Pastinya jauh terlambat dari deadline Titech, saya pasrah aja deh waktu itu. Toh kalo order lagi bakalan lebih telat. So pasrah saja *in the end I never know whether it has been arrived or not :p.

Ohya, catat ya bahwa yang diterima untuk TOEFL adalah TOELF International, kalau di Indonesia adalah iBT TOEFL(sudah tidak ada lagi yang paper or computer based). TOEFL ITP tidak bisa digunakan, apalagi prediction TOEFL.

7. Recommendation Letter from the Dean of the applicant’s Home Institution addressed to the President of Tokyo Institute of Technology (original only)
Free format, no template. So just ask this directly to your dean.

8. Evaluation Sheet with Recommendation Letter from a Supervisor or Head of Department
Formulirnya di download dari web. Kita tinggal minta Pembimbing Akademik atau Ketua Jurusan untuk mengisinya.

9. Consent of a Tokyo Institute of Technology Faculty Member
Attach email correspondence or any other proof to verify that a Tokyo Tech faculty member has consented to be your academic advisor during the intended period of study at Tokyo Tech.
Hampir setiap kita akan kuliah di Jepang, baik dengan beasiswa atau tidak, akan mensyaratkan kita untuk memperoleh consent dari Professor di Jepang. Banyak orang merasa bingung bagaimana cara mendapatkan koneksi ke professor di Jepang. Saya akan bahas lain waktu ya soal bagaimana menghubungi dan mendapatkan consent dari Sensei di Jepang.

10. Passport
Fotocopy passport pada halaman yang berisi data diri dan foto.

Some tips in preparing your application documents.

1. Teliti: Jangan sampai ada bagian yang harus diisi namun lupa diisi, atau diisi dengan tidak nyambung. Sebagus apapun prestasi kamu, formulir yang salah cuma akan disingkirkan oleh pihak admission division.

2. Kirim jauh-jauh hari: Jangan mepet mengirim aplikasi, agar kamu bisa punya lebih banyak waktu untuk mengecek dan mengecek lagi aplikasi kamu. Minta teman (lebih dari satu) untuk membaca aplikasi kamu.

3. Cetak dokumen dengan kertas yang tidak terlalu tipis dan tinta yang bagus. Font yang dipakai dalam application form entah kenapa menurut saya terlalu kecil, dan dengan tipe huruf yang kalau dicetak bisa jadi njemblok (tebal dan hitam, biasanya akan nge-plat dibelakang). Saya pernah kepikiran pengin ganti font nya, dengan huruf kembang-kembang gitu mungkin + kertas wangi, tp saya takut pihak admission akan mengiranya sebagai surat cinta so…. saya pakai HVS 80gram 😀 *note: Jangan pernah mengubah struktur, format, atau jenis font dalam setiap aplikasi dokumen beasiswa. Apalagi menggantinya dengan font kembang-kembang, please… just don’t.

4. Rapi. Urutkan dokumen yang akan dikirim sesuai dengan checksheet untuk mempermudah pihak admission division mengecek kelengkapan dokumen kamu.

Saya sering membayangkan, bagaimana membuat aplikasi dokumen saya bisa stand out dari banyak aplikasi yang masuk, padahal saya tidak punya piagam atau penghargaan apapun yang bisa disertakan disini (dan sepertinya memang tidak perlu dokumen-dokumen seperti itu :p ). Dan sampai sekarang.. saya masih tidak tau hahaha 😀 Kekuatan doa kali ya. Dan juga research proposal kamu yang mantap. Dan skor TOEFL mu yang asoy. Rekomendasi yang manis. Serta hati dan niat yang lurus, usaha sekuat-kuatnya. Insya Allah.

For more information about TITECH IGP please refers to this link.

Jalan menuju ilmu adalah jalan menuju surga.

Advertisements

2 thoughts on “MEXT Scholarship IGP Titech #2: Document Screening

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s